Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for restanse

Restansekontroll

    

Restanselister viser til hvilke journalposter som ikke er avskrevet, dvs. hvilke innkommende brev og n-notater (notat med oppfølging) som ikke er besvart.

 

Restansekontroll foretas både av ledere og av arkivet

Lederne skal foreta fordeling av journalpost fortløpende.

Journalposter som besvares skal avskrives fortløpende (gjelder alle).

Første mandag i måneden skal leder gå gjennom restanseliste for sin avdeling for forrige måned.

Arkivet skriver ut rapport hvert kvartal til direktør/avdelingssjef som inneholder informasjon om alle enhetene innenfor deres fagområdet vedrørende:

  • bydelens samlede restanser
  • antall restanser pr avdeling
  • Hvor mange flere eller færre restanser enheten har fått i løpet av perioden.

Mulige grunn til at restansen ikke er avskrevet

Brev/notat som ikke ligger inne i sak og arkivsystemet må legges inn.

Hvis brevet som besvarer restansen har status R - reservert - vil ikke brevet avskrives. Svarbrevet må ha status F - ferdig.

Hvis det kommer feilmelding som gjør at avskriving ikke er mulig, ta kontakt med Dokumentsenteret

Laster...