Utskriftsvennlig versjon

Formål - Hva er en arkivplan

Hva er en arkivplan

 

Utskriftsvennlig versjon     

 Arkivplan er en samlet oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en arkivskaper, og bestemmelser om hvor og hvordan dette skal gjøres. Den er en plan for instrukser, regler, planer med mer som gjelder for utføring av arbeid ved arkivet. Arkivplan beskriver dessuten selve arkivdanningen, og den omfatter bestemmelser om hva som skal kasseres. Den inneholder en samlet fremstilling av alle regler for arkivbegrensning og kassaksjon, en samlet oversikt overgjeldendearkivnøkler og K-koder, samt et arkivregister over hva som befinner seg hvor. Denne planen er først og fremst et hjelpemiddel i arbeidet med arkivet i Bydel Ullern, men kan også være et nyttig hjelpemiddel for ledelsen og saksbehandlerene som har behov for å vite hvilke rutiner som følges.

Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i bydelen og den skal oppfylle regelverkets minstekrav. Den skal i tillegg fungere som redskap for å kunne oppfylle informasjonsplikten etter arkivlovens § 8 og gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Arkivplanen skal også utformes slik at den kan benyttes som planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid, både i det daglige og i et mer langsiktig perspektiv.

Formålet med arkivplanen er altså å samle retningslinjer og rutiner i et dokument, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Målet er å sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.

Laster...