Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for skriveregler sak-og arkiv personalmapper

Skriveregler for sak- og arkiv - personalsaker

 

Det opprettes en personalmappe pr ansatt

Sakstittel: Personalmappe - navn på den ansatte feks: " Personalmappe - Ola   Nordmann "
  Saksmappen unntaes offentlighet med graderingskode P og navnet skjermes i   sakstittelen.

Arkivdel: PERS

Tilgangskode: P = personalsaker unntatt off.
  Klassering : Fødselsnummer – 11 siffer , dette unntaes fra offentilgheten/allemenheten ved å hake av uoff. Gjelder: Alle ansatte i Bydel Ullern

Journalposter: Navnet og klasseringskode skjermes på journalposter som er unntatt offentlighet

Personalmappen skal innholde følgende:
  · Stillingstilbud og svarbrev
  · Underskrevet arbeidskontrakt med   eventuelle fornyelser ( engasjement) - Arbeidskontrakten føres som " Takker ja til stilling   som..."
  · Søknad med CV, attester og vitnemål
  · Fastsetting av ansiennitet og lønn  
  · Lønnsmeldinger
  · Enkeltvedtak om lønnsopprykk, særtillegg og lignende
  · Saker om permisjoner
  · Skriftlige advarsler /disiplinærtiltak
  · Oppsigelse ( inkludert eventuell korrespondanse)
  · Attføringsvedtak
  · Attest / sluttattest / tjenestebevis
  · Taushetserklæring og andre erklæringer
  · Hederstegn / utmerkelser
  · Dokumentasjon etterutdanning
  · Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet

Ansatt som har sluttet, men begynner på nytt:

En personalmappe som er avsluttet, kan åpnes og videreføres

NB! Begjæring om innsyn av personalmappen skal det foreligge en skriftlig dokumentasjon på innsynet.

Innsynsbegjæringen skal journalføres på nærmeste leder i personalmappen og kopi til HR og utviklingssjefen

 
Laster...