Utskriftsvennlig versjon

Personalmappe - Advarsler, hvor lenge kan de lagres?

Personalmappe: Advarsler, hvor lenge kan de lagres?

Når en ansatt får en advarsel, tilrettevisning, ordensstraff eller lignende, kan det oppstå uenighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver med hensyn til grunnlaget for denne. Dersom arbeidstakeren mener at faktum er uriktig eller ufullstendig og ønsker å skriftliggjøre sine innsigelser bør disse lagres sammen med advarselen.

Advarsler vil som regel bli lagret i personalmappen. Arbeidsgiveren må vurdere konkret hvor lenge det er behov for å lagre advarselen. Utgangspunktet for vurderingen er at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Lagring utover dette er i strid med regelverket. Aktuelle momenter er hvilke omstendigheter som ligger til grunn for advarselen og om disse har opphørt. Det er imidlertid vanskelig å angi konkrete frister for når opplysningene skal slettes.

Arbeidsgiveren bør angi konkret hvor lenge advarselen skal lagres. Dette kan være motiverende for arbeidstakeren.

Opplysningene kan i enkelte tilfeller lagres også etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Dersom arbeidstakeren får nye advarsler før lagringsperioden har utløpt kan dette føre til utvidet lagringstid. Om det oppstår en tvist eller arbeidsrettssak mellom en ansatt og arbeidsgiveren, vil advarsler og andre opplysninger av betydning for saken kunne lagres til tvisten er endelig avgjort. Arbeidsgiveren må vurdere dette konkret.

Offentlige organ må følge kravene til bevaring og kassasjon i arkivloven og arkivforskriften. Dette innebærer blant annet at saker som slettes fra personalmappen ikke automatisk skal fjernes fra arkivet. Slike saker skal behandles i tråd med lov og forskrift

Arkivloven stiller krav til arkivering

Alle arbeidsgivere som er underlagt arkivloven må følge kravene som stilles der til arkivering og lagring. Arkiveringsplikten vil gå foran sletteplikten i personopplysningsloven. Arkivlovens krav om langtidslagring bør kompenseres med enda strengere krav til tilgangskontroll.

Lover  og forskrifter;

§ 11 grunnkrav

§19  informasjonsplikt

§ 13 informasjonssikkerhet

§23 Unntak til retten til informasjon

§14 internkontroll

§28 forbud om å lagre unødvendige opplysninger

§18 rett til innsyn

 

Mvh

Arkivleder

Laster...