Utskriftsvennlig versjon

Rutine - mottak, åpning, sortering og arkivbegrensning - post

Bydelen har eget postbud som har ansvar for daglig levering av brevpost/pakker til Dokumentsenteret. Dokumentsenteret er ansvarlig for behandling av all post. Post som ikke er arkivverdig, fordeles av Dokumentsenteret i avdelingene respektive posthyller for henting.

Arkivverdig post jounalføres i sak og arkivsystemet. Post merket "hastesak" skal straks journalføres.

E-post og digital post (mottatt i AltInn) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene for journalføring som vanlig post. Bydelen har et sentralt e-postmottak. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til bydelen, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Medarbeidere importerer selv e-post inn i sak/arkiv-systemet.

All post skal åpnes av Dokumentsenteret. Etter åpning deles den i kategorier post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost) . Dokumentsenteret foretar journalføring og skanning av innkommet post.

Som arkivuverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post. Arkivuverdig materiale skal ikke legges i arkivet, og reklame, kursinnbydelser og invitasjoner skal derfor vanligvis leveres til rette vedkommende uten registrering.

Som arkivverdig post regnes dokumenter som fyller følgende kriterier:
Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til stempling, journalføring og skanning/integrasjon i Dokumentsenteret.

Spesielle hensyn:
Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Arkivpersonalet skal være autorisert til å ta imot slik post.

Gradert post skal behandles i samsvar med Sikkerhetsloven m/forskrifter (Beskyttelsesinstruksen).

Sikkerhetsklarert person kan åpne posten

Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til regnskapsansvarlig uten registrering (post til lønn datostemples).

Dokumenter som er ferdig innskannet blir tatt vare på, og lagt inn i en egen reol ved dokumentsenteret.

Dokumentene er plassert på journaldato og tas vare på inntil 3 måneder. Orginaldokumenter som Panteattester,kontrakter Tinglysningsdokumenter blir tatt vare på i evig tid, og satt i eget kontraktsarkiv i fjernarkivet.

( Det er ingen dokumenter som blir kastet på grunn av at Byarkivet ikke har godkjent at Bydelen har gått fullelektronisk.)

Revidert : 17.03.2017

 

Laster...