Utskriftsvennlig versjon

Rutine for behandling av morsmapper

  • Når en person dør må all dokumentasjon som ligger på institusjon på denne personen samles i en mappe. 

    Før overføring til fjernarkiv må mappen gjennomgås, fjerne binders, plastikk og post-it lapper osv.  Utpå mappa må det tydelig stå morsdato og hva institusjon mappen kommer i fra.  Deretter overføres mappen til fjernarkiv.

    Klienten må avsluttes i klientsystemet.  Arkiveres etter alfabet.

    Bydel som ønsker å kassere morsjournaler må sende egen søknad om dette til Riksarkivet.

    Hvis Bydelen ønsker å søke om kassasjon av morsjournaler gjelder utvalgskassasjon, dvs. at man bevarer journaler på de personer som er født 1., 11. og 21. i hver mnd. Resterende morsjournaler kan kasserers 10 år etter dødsdato.

Forberedelser og gjennomføring

Listeføring og pakking

  • Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser.
  • Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger:

-         Navn

-         Fødselsdato/år

-         Personnummer

-         Arkivperiode (opprettet/avsluttet)

-         Antall mapper i arkivboksen

Eksempel på arkivliste

Nr.

Etternavn

Fornavn

Fødeselsdato/år

Personnummer

Fra år

Til år

1

 Hansen

 Ola

 20.06.61

 20066112535

 1980

 2017

2

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

Eksempel forside på arkivboks

 Oslo kommune - Bydel Ullen

Enhet: Helse og mestring

Avdeling: Søknadskontoret

A-F

1980-1990

 

 

 Boks 1

 Ta kontakt med dokumentsenteret  for veiledning

Laster...