Utskriftsvennlig versjon

Rutine- Tilgang til dokumentsenteret og fordeling av post

 

Tilgang til dokumentsenteret og fordeling av post

 

Det er begrenset tilgang til postrommet og at all post åpnes og stemples med dagens dato av dokumentsenteret. Dette er med å ivareta og sikre at arkivverdige dokumenter blir journalført i sak og arkivsystemet.

Inngående post skal leveres til dokumentsenteret, som er ansvarlig for postbehandling av all post. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.

Bydel Ullern har ett sentralt e-postmottak. All arkivverdig e-post sendes til postmottaket. Som for all annen post er det dokumentsenteret som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandler mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandler å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandler i tvil må dokumentsenteret kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig skal e-posten straks importeres til sak og arkivsystemet av saksbehandler selv, eventuelt be dokumentsenteret om bistand. Se rutiner for e-post lenger bak.

Personlig adressert post, dvs når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til dokumentsenteret for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av dokumentsenteret.

Dersom saksbehandler mottar brev som skal journalføres må dette umiddelbart leveres til dokumentsenteret for skanning og journalføring.

Posten skal åpnes av dokumentsenteret. Etter at posten er åpnet, skal den deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Klientpost skilles ut og legges i respektive enheters posthylle for registrering i fagsystemene.

Som arkivverdig post stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven, det må være gjenstand for saksbehandling samt ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring.

Som ikke-arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post.

Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal derfor ikke arkiveres. Informasjonspost skal etter eventuell sirkulasjon plasseres i ringpermer eller kassetter. Informasjon av interesse for organet kan skannes og gjøres tilgjengelig.

Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap og ansatte skal gå direkte til vedkommende enhet uten journalføring.

Etter at dagen post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene. Dernest kontrolleres følgende:

- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert elektronisk

- at alle sider er kommet med på hvert dokument

- at skanningen kvalitetsmessig er god nok

- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke arkivverdig post skannes

 

 

Laster...