Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for bortsetting av arkiv

Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling), innholdet i arkivstykket (kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.

Arkivbegrensing og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer (der disse foreligger). Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.

Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.

Bydel Ullern skal følge standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste

Bydel Ullern har fritak for å innbinde:

Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler ved bortsetting.

Krav:
Materialet skal være renset for stifter, binders, og annet arkivuverdig materiale samt at løsbladene blir ordnet  kronologisk og lagt over syrefrie aktomslag og arkivbokser. På denne måten vil serien med journaler være klargjort for fremtidig digitalisering.

Laster...