Utskriftsvennlig versjon

Periodisering

Bydelen satte et skarpt periodeskille den 04.02.2002 i forindelse med overgang fra Jass til Ephorte og periodisering  av arkivene.
Saker som var aktive ved periodeskille blir opprettet på nytt  i ny periode med henvisning både i gammel og ny periode.
Dokumenter som blir tatt til endelig journal i gammel periode dvs fra status K(konsept) til status A (arkiv), skal fremgå på offentlig journal.

Tiltak som er under arbeid:

Alle saker i sak og arkivsystemet  Ephorte fra  år 2002 - 2016 er skrevet ut på papir.

Det ble opprettet et prosjekt for et år siden for å gjennomgå samtlige saksmapper om det er/var avvik i forhold til sak og arkivsystemet ephorte.

Bydelen har avsluttet og kvalitetsikret alle dokumenter og saker opp mot sak og arkivsystemet.

Bydelen skal ta skarpt periodeskille ca. juni når hele databasen er klargjort for uttrekk.

Mange av dokumentene fra Jass er oppbevart i vårt fjernarkiv. ( Disse må gjennomgås og settes i nye arkivbokser og etiketteres og listeføres før avlevering til Byarkivet)

Periodisering av Jass:
Periodisering med skarpt skille 31.12.1996. (periode 1)
Periodisering med glidende skille 31.12.2000. (periode 2)
CD'er med tekstfiler som er tatt ut av basen oppbevares i Thvorvald Meyers gate 7 og i Oslo byarkiv.

Periodisering av sosialtjenestens klientmapper
Fagsystemet Fasit ble i løpet av høsten 2015 og våren 2016 innført i alle bydelene.

Periodisering på boligsosialområdet

Byarkivet har i brev av 24.03.2017 godkjent Gobo som elektronisk arkiv. Det er periodisert med skarpt skille 01.01.2017. Saker som er opprettet før 01.01.2017 arkiveres fortsatt på papir. Saker opprettet etter 01.01.2017 arkiveres elektronisk. 1. januar hvert år oppretter Helsestaten en årsarkivdel for foregående kalenderår i Gobo, hvor saksmapper som har vært passiviserte i 10 år legges. Helseetaten sørger for å deponere uttrekk fra disse arkivdelene til Byarkivet

Laster...