Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Prosedyre for brukertilgang til sak-/arkivsystemet inkludert prosedyre når en saksbehandler slutter

  

1 Prosedyre for brukertilgang til sak- og   arkivsystem

 

2 Hensikt

Sikre at ansatte gis tilgang til   sak-/arkivsystemet ut i fra til enhver tid tjenstlig behov, inkludert at   tilganger deaktiveres når tjenstlig behov opphører.

 

3 Ansvar og myndighet

a) Bydelsdirektøren har ansvar for at   prosedyren er etablert, holdes vedlike og følges opp.

b) Arkivleder har ansvar for å vedlikeholde prosedyren   og at ansatte er kjent med prosedyren.

c) Arkivleder (bemyndiget bestiller) er   ansvarlig for at brukertilgang til ansatte bestilles og avbestilles i henhold   til denne prosedyren.

d) Alle ledere, saksbehandlere og   systemansvarlig for sak-/arkivsystemet skal følge prosedyren.

 

4 Gjennomføring

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

   

  

   

Trinn

   

  

   

   

  

   

Aktivitet, handling, beskrivelse

   

  

   

   

  

   

Ansvarlig

     

   

1

   

   

Registrere ny bruker

   

   

 

   

   

1.1

   

 Opprettelse av bruker i sak og     arkivsystemet bestilles via IKT-tilgangsskjema se prosedyre for IKT tilgang     til ansatte.

   

Det skal ikke tildeles tilganger utover det som til enhver tid er den ansattes tjenstlige behov. 

 

   

   

Leder(bemyndiget bestiller)

   

   

1.2

   

   

Opprette ny bruker med tilganger og     leserrettigheter i sak- og arkivsystemet. For å få skriverettigheter forutsettes     at bruker har gjennomført grunnopplæring i sak-/arkivsystemet.

   

Bekreftelse på at bruker er opprettet med lesetilgang inntil gjennomført opplæring sendes ny bruker med kopi til bemyndiget bestiller.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

1.3

   

   

Melde på kurs i sak-/arkivsystemet til arkivleder eller arkivkonsulent på e-post

   

   

Saksbehandler

   

   

1.4

   

   

Gjennomføre grunnopplæring i sak- og arkivsystemet for nye brukere.

   

   

Opplæringsansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

1.5

   

   

Ved gjennomført kurs tildeles brukeren rolle og rettigheter i henhold til bestilling.

   

   

Systemansvarlig for  sak-/arkivsystem

   

   

2

   

   

Endre eksisterende bruker

   

   

 

   

   

2.1

   

   

Endre rolle og/ellertilgangsrettigheter

   

   

 

   

   

2.1.1

   

   

Behov for endring meldes til Dokumentsenteret på
     e-post til postmottak@bun.oslo.kommune.no

   

Det skal ikke tildeles tilganger utover det som til enhver tid er den ansattes tjenstlige behov.

   

   

Leder (bemyndiget bestiller)

   

   

2.1.2

   

   

Tildele bruker rolle og rettigheter i henhold til bestilling.

   

Bekreftelse på at bruker er gitt aktuell rolle og tilganger sendes bruker med bemyndiget bestiller på kopi.

   

   

Systemansvarlig for       sak-/arkivsystem

   

   

2.2

   

   

Bytte arbeidssted

   

   

 

   

   

2.2.1

   

   

MERK:

   

Dette må gjennomgås i sak-/arkivsystemet FØR saksbehandler bytter arbeidsted:

   

a) Påse at dokumenter ikke står som «Utsjekket».

b) Ferdigbehandlede konsepter (reserverte dokumenter/kladder) ferdigstilles. Konsepter som skal slettes settes til utgår.   

c) Ferdigbehandlede restanser avskrives.

d) Ferdigbehandlede saker settes i status Ferdig.

   

   

Saksbehandler som skal bytte     arbeidssted

   

   

2.2.2

   

   

Tidligere arbeidssted:   

Saksbehandler skal bytte arbeidssted i bydelen og skal ikke jobbe videre i sak-/arkivsystemet:
Deaktiver brukers tilgang til sak og arkivsystemet via IKT tilgangsskjema, se prosedyre for IKT tilgang til ansatte.

Saksbehandler skal bytte arbeidssted i bydelen og skal jobbe videre i sak-/arkivsystemet: Dette meldes til Dokumentsenteret på postmottak@bun.oslo.kommune.no

 Det er ikke nødvendig å deaktivere i sak     og arkivsystemet

   

   

leder (bemyndiget bestiller) på     arbeidssted hvor saksbehandler skal FLYTTE FRA

   

   

2.2.3

   

Tidligere arbeidssted:  

Restanser, konsepter og avsluttede saker overføres til saksbehandlerens tidligere leder - med mindre annen saksbehandler er avtalt.

Bekreftelse på overføringene sendes nærmeste leder bruker flytter fra pr. e-post.

   

   

Systemansvarlig for sak-/arkivsystem

   

   

2.2.4

   

Nytt arbeidssted:

   

Bruker som skal bytte arbeidssted internt i bydelen og allerede har bruker i sak-/arkivsystemet meldes til Dokumentsenteret på

dokumentsenter@ullensaker.kommune.no

Se prosedyre for flytting av ansatt med IKT-tilgang til annen enhet i bydelen. 

Det skal ikke tildeles tilganger utover det som til enhver tid er den ansattes tjenstlige behov.

   

   

leder (bemyndiget bestiller) på     arbeidssted hvor  saksbehandler skal     FLYTTE TIL

   

   

2.2.4

   

 Fytte bruker til ny organisasjonsenhet, tildele bruker rolle og rettigheter i henhold til ny bestilling.

 Bekreftelse på at bruker er gitt aktuell rolle og tilganger sendes bruker med bemyndiget bestiller på nyttarbeidssted på kopi.

   

   

Systemansvarlig for  sak-/arkivsystem

   

   

2.2.5

   

   

Informasjon om overføring avrestanser, konsepter og uavsluttede saker og flytting til nytt arbeidssted sendes på e-post til på Dokumentsenteret.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

3

   

   

Bruker skal slutte i bydelen eller skal ha lengre fravær (eks. permisjon, sykefravær)

   

   

 

   

   

3.1

   

   

MERK: Dette må gjennomgås i sak-/arkivsystemet FØR     saksbehandler bytter arbeidsted eller går ut i planlagt fravær:

   

a) Påse at dokumenter ikke står som «Utsjekket».

   

b) Ferdigbehandlede konsepter (reserverte dokumenter/kladder) ferdigstilles. Konsepter som skal slettes settes til utgår. planleg

 c) Ferdigbehandlede restanser avskrives.

 d) Ferdigbehandlede saker settes i status Ferdig.

   

   

Saksbehandler som skal slutte/ ger     fravær

   

   3.2

   

   Når saksbehandler slutter:

 Når saksbehandler har sluttet     skal IKT bruker deaktiveres, se prosedyre for IKT tilgang til ansatte.

   

   

Leder (bemyndiget bestiller)

   

   

3.3

   

   

Restanser, konsepter og uavsluttede saker overføres til nærmeste leder - med mindre annen saksbehandler er avtalt.

   

Bruker deaktiveres i sak- og arkivsystemet etter gjennomført opprydding. Bekreftelse på overføringene sendes leder pr.     e-post.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

3.4

   

   

Informasjon om endringene sendes  på e-post til Dokumentsenteret.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

3.5

   

   

Når saksbehandler har lengre fravær:

   

Bruker som har lengre fravær meldes  fra om til Dokumentsenteret på postmottak@bun.oslo.kommune.no  snarest.

   

   

Leder

   

(bemyndiget bestiller)

   

   

3.6

   

   

Vurderer situasjonen oggjennomfører noen av tiltakene:

    - stedfortreder  

    - overføring av restanser

    - overføring av konsepter og uavsluttede saker 

    -  midlertidig deaktivering av bruker

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

3.7

   

   

Bekreftelse på løsning sendes  pr. e- post til melder, eventuelt med saksbehandlerens leder på kopi.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

   

3.6

   

   

Send dato for når bruker kommer tilbake på e-post til postmottak@bun.oslo.kommune.no

   

   

leder (bemyndiget bestiller)

   

   

3.7

   

   

Informasjon om endringene sendes  på e-post til Dokumentsenteret.

   

   

Systemansvarlig for     sak-/arkivsystem

   

 

Arkivleder

Revidert: 18.03.2019

Laster...